إدارة الاجتماعات واللجان والفعاليات الإدارية

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. فهم أنواع الاجتماعات وأهدافها وأطرافها – التمييز بين الاجتماعات الدورية (الأسبوعية، الشهرية)، الطارئة، الاستراتيجية، والافتراضية (عن بُعد)، وتحديد الأهداف المناسبة لكل نوع.

2. تطبيق منهجية إعداد وتنظيم الاجتماعات الاحترافية – إعداد جدول الأعمال (Agenda) الفعال، وإرسال الدعوات في الوقت المناسب، وتجهيز المواد (وثائق، عروض، أجهزة عرض)، وتنسيق القاعة (ترتيب الجلوس، الأسماء، المشروبات، أدوات التدوين).

3. إدارة الاجتماعات بكفاءة (التحكم في الوقت، النقاش، الصراعات) – تطبيق تقنيات إدارة الوقت (البدء والنهاية في الموعد، تخصيص وقت لكل بند)، وتشجيع المشاركة المتوازنة، والتعامل مع الأعضاء الصعبين (المناقض، كثير الكلام، السلبي)، واتخاذ القرارات والتوصيات.

4. كتابة محاضر الاجتماعات (Minutes of Meeting) والتوصيات ومتابعتها – كتابة محاضر واضحة وموجزة تتضمن (القرارات، المهام الموكلة، المسؤولون، المواعيد النهائية)، وتوزيعها بسرعة، ومتابعة تنفيذ المهام.

5. إدارة اللجان (الاختصاصات، الأدوار، المتابعة) – فهم أنواع اللجان (تنفيذية، استشارية، فنية)، وتحديد الاختصاصات، وتوزيع الأدوار (الرئيس، نائب الرئيس، المقرر، الأعضاء)، وإعداد تقارير اللجان، ومتابعة تنفيذ التوصيات.

6. تخطيط وتنفيذ الفعاليات الإدارية (مؤتمرات، ورش عمل، تكريمات) – إعداد خطة الفعالية (الأهداف، الميزانية، الجدول الزمني، المسؤوليات)، اختيار المكان وتجهيزه، إدارة الموردين (التسويق، التموين، التقنية)، إدارة تسجيل الحضور، وإجراء تقييم بعد الفعالية.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. المساعدون التنفيذيون ومديرو المكاتب ومسؤولو الاجتماعات.

2. رؤساء اللجان وأمناء السر (Secretaries of Committees).

3. منسقو الفعاليات ومسؤولو العلاقات العامة.

4. موظفو الإدارات الذين ينظمون اجتماعات دورية.

5. مدراء المشاريع والفرق.

6. خريجو إدارة الأعمال والاتصال.