إدارة السجلات والوثائق والامتثال الإداري

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. فهم أنواع السجلات والوثائق وأهميتها في المنظمات – التمييز بين السجلات الإدارية، المالية، القانونية، التقنية، والسرية، وفهم دورة حياة الوثيقة (إنشاء، حفظ، إتلاف).

2. تطبيق نظام تصنيف وترميز للوثائق (يدوي وإلكتروني) – تصميم هيكل تصنيف (شجري) يناسب طبيعة المنظمة، وترميز الوثائق (أرقام، رموز أبجدية، تاريخ) لتسهيل البحث والاسترجاع.

3. إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية (الأرشفة، الاسترجاع، الحفظ الآمن) – استخدام ملفات وأدراج وخزائن مقاومة للحريق للوثائق الورقية، وإنشاء مجلدات منظمة على الخوادم السحابية، وتطبيق صلاحيات الوصول.

4. تطبيق سياسات الاحتفاظ بالسجلات (Retention Schedules) وفقًا للوائح السعودية – تحديد المدة القانونية للاحتفاظ بكل نوع من الوثائق (عقود، فواتير، سجلات الموظفين، محاضر الاجتماعات)، وإعداد جدول إتلاف آمن.

5. إدارة الوثائق الإلكترونية باستخدام أنظمة إدارة المحتوى (CMS) – استخدام SharePoint أو Google Drive أو أنظمة متخصصة (DocuWare، M-Files) لإنشاء مكتبات وثائق، تعيين صلاحيات، إصدارات (Versioning)، تدفق الموافقات (Workflow).

6. ضمان الامتثال للوائح (حماية البيانات الشخصية (PDPL)، هيئة الوثائق والمحفوظات) – فهم متطلبات PDPL لجمع وتخزين ومشاركة وإتلاف البيانات الشخصية، ومتطلبات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لحفظ الوثائق الحكومية.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. مسؤولو السجلات والوثائق (Records & Document Controllers).

2. أمناء المكاتب (Librarians) وموظفو الأرشفة.

3. مسؤولو الجودة والامتثال (Quality & Compliance Officers).

4. مساعدو الإدارة ومديرو المكاتب.

5. موظفو تقنية المعلومات المسؤولون عن أنظمة إدارة المحتوى.

6. خريجو إدارة الأعمال والمكتبات ونظم المعلومات.