إدارة المكاتب الرقمية والأرشفة الإلكترونية وتنظيم الوثائق

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. فهم مفهوم الأرشفة الإلكترونية وأهميتها في التحول الرقمي – التمييز بين الأرشفة الورقية والإلكترونية، واستيعاب مزايا الأرشفة الإلكترونية (توفير التكاليف، سهولة الوصول والبحث، الأمان، الامتثال للأنظمة (مثل نظام حماية البيانات الشخصية PDPL)).
2. تصميم وتنفيذ نظام أرشفة إلكترونية متكامل – اختيار البرنامج المناسب (مثل SharePoint، Google Workspace، برامج متخصصة مثل M-Files)، تصميم هيكل المجلدات (Hierarchy)، وضع اصطلاحات لتسمية الملفات (Naming Conventions)، وتطبيق نظام ترميز (Coding System) فريد للمستندات.
3. إدارة الوثائق طوال دورة حياتها (إنشاء، مراجعة، موافقة، نشر، أرشفة، إتلاف) – استخدام ميزات إدارة سير العمل (Workflow) في أنظمة DMS، وتحديد صلاحيات الوصول (Permissions) بناءً على الأدوار، وتطبيق سياسات الاحتفاظ (Retention Policies).
4. تطبيق مبادئ أمن المعلومات في الأرشفة الإلكترونية – استخدام كلمات مرور قوية، تشفير الملفات الحساسة، النسخ الاحتياطي الدوري (Backup)، والتعافي من الكوارث (Disaster Recovery)، والامتثال لنظام حماية البيانات الشخصية (PDPL) السعودي.
5. استخدام أدوات التعاون الرقمي (Microsoft Teams، Google Workspace، Zoom، Slack) في إدارة المكاتب الرقمية – مشاركة الملفات، العمل المتزامن (Co-authoring)، الاجتماعات الافتراضية، وإدارة المهام.
6. تحويل المستندات الورقية إلى إلكترونية (Scanning & Digitization) – استخدام الماسحات الضوئية (Scanners)، برامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR – Optical Character Recognition) لتحويل المستندات الممسوحة إلى نصوص قابلة للبحث والتحرير، وتنظيمها في نظام الأرشفة.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. مسؤولو إدارة المكاتب (Office Managers) ومسؤولو الأرشفة (Archivists).
2. مسؤولو الوثائق (Document Controllers) في الشركات والمؤسسات.
3. مسؤولو تقنية المعلومات (IT) المسؤولون عن أنظمة إدارة المستندات.
4. السكرتاريون التنفيذيون والمساعدون الإداريون.
5. مسؤولو الجودة (Quality) والامتثال (Compliance) المهتمون بتوثيق العمليات.
6. أي شخص مسؤول عن تنظيم وأرشفة المستندات في منشأته.
7. الخريجون الجدد الراغبون في العمل في المجال الإداري الرقمي.