إدارة الوقت والأولويات وجدولة أعمال القيادات التنفيذية

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. فهم مبادئ إدارة الوقت وتطبيقها على مستوى القيادة – التمييز بين (العاجل والمهم، الأساسي والثانوي)، واستخدام مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix) لتصنيف المهام، وتحديد الأهداف اليومية والأسبوعية.
2. جدولة أعمال القائد بكفاءة (تقويم متقدم) – استخدام أدوات التقويم الإلكتروني (Outlook، Google Calendar) بشكل احترافي (مواعيد متكررة، تذكيرات، مشاركة التقويم)، وتجنب التعارضات، وتخصيص "وقت محمي" (Blocked Time) للمهام الفردية.
3. تحديد الأولويات وحماية وقت القائد من المقاطعات – تصفية المكالمات والبريد الإلكتروني والزوار، وتفويض المهام غير الأساسية، واستخدام تقنيات (الشخص الواحد عند الباب) (Gatekeeping)، والتفاوض مع طالبي وقت القائد.
4. إدارة الاجتماعات (التحضير، الجدولة، المتابعة) – إعداد جدول الأعمال (Agenda) بالتعاون مع القائد، تحديد الحضور الأساسيين، إرسال الدعوات، توزيع المستندات المسبقة، متابعة المهام الخارجة من الاجتماع.
5. تخطيط السفر التنفيذي بكفاءة (ميزانية، وقت، راحة) – حجز تذاكر الطيران والفنادق والنقل، إعداد جدول سفر مفصل (Itinerary)، التعامل مع التأشيرات، وتقليل وقت الانتظار.
6. التعامل مع الضغوط والأزمات (إعادة الجدولة الطارئة) – تعديل الجدول في اللحظة الأخيرة بسبب ظروف غير متوقعة (مرض القائد، طلب عاجل من الرئيس، تأخر رحلة)، وإبلاغ الأطراف المعنية بلباقة.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. السكرتاريون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون للرؤساء التنفيذيين وكبار المديرين.
2. مسؤولو إدارة المكاتب (Office Managers) والمنسقون الإداريون.
3. المدراء وقادة الفرق الذين يرغبون في تحسين إدارة وقتهم.
4. أي شخص مسؤول عن جدولة أعمال الآخرين (مساعد إداري، منسق مشروع).
5. الخريجون الجدد الطامحون للعمل كمساعدين تنفيذيين.