السكرتارية التنفيذية المتقدمة والتميز في فن الحوار وقوة الاتصال

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. إدارة مكاتب الإدارة التنفيذية بكفاءة عالية – تنظيم التقويم الإلكتروني (إدارة الاجتماعات، تحديد الأولويات، تفويض المهام)، إدارة البريد الإلكتروني (التصنيف، الردود، التصفية)، إدارة السفر (حجز الطيران والفنادق، إعداد جدول السفر، التعامل مع التأشيرات)، وإدارة الملفات والوثائق السرية.
2. تطبيق مهارات إدارة الوقت والضغوط – استخدام مصفوفة أيزنهاور لتصنيف المهام (هام وعاجل، هام غير عاجل، غير هام عاجل، غير هام غير عاجل)، تقنيات إدارة المقاطعات (الانقطاعات)، وتقنيات التفويض، والتعامل مع الضغوط (تحديد مصادر الضغط، استراتيجيات التكيف، إدارة وقت الراحة).
3. التميز في فن الحوار والتواصل الفعال (Verbal & Non-verbal Communication) – تطبيق مهارات الاستماع النشط (Active Listening)، وطرح الأسئلة المفتوحة، واستخدام لغة الجسد الإيجابية (التواصل البصري، الابتسامة، وضعية الجلوس)، ونبرة الصوت المناسبة، والتحكم في الانفعالات.
4. إتقان فن الاتصال الكتابي (Business Writing) – كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية، والمذكرات الداخلية، والتقارير القصيرة، والمحاضر الرسمية للاجتماعات، باستخدام لغة واضحة ومنظمة وخالية من الأخطاء اللغوية والإملائية.
5. تطبيق قواعد الإتيكيت والبروتوكول في بيئة العمل الرسمية – فهم قواعد اللباس الرسمي، آداب استقبال كبار الشخصيات، آداب الاجتماعات (الحضور، الكلام، طرح الأسئلة)، آداب السفر والطعام، وترتيب الجلوس في المناسبات الرسمية.
6. إدارة الاجتماعات والتنسيق مع الأطراف الداخلية والخارجية – إعداد جدول أعمال الاجتماع (Agenda)، وتوزيع الوثائق، وإدارة الوقت أثناء الاجتماع، وتوثيق المحاضر (Minutes of Meeting)، ومتابعة تنفيذ القرارات، والتنسيق مع الإدارات الأخرى والعملاء والموردين.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. سكرتاريات تنفيذيات ومساعدات إداريات في الشركات الكبرى والمؤسسات الحكومية.
2. مديرات مكاتب (Office Managers) والإداريات المشرفات.
3. مسؤولو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي الذين يحتاجون إلى مهارات التواصل الفعال.
4. موظفو الاستقبال والإدارة الذين يتعاملون مع العملاء والزوار وكبار الشخصيات.
5. الراغبات في التطور من سكرتارية عادية إلى سكرتارية تنفيذية.
6. خريجات إدارة الأعمال واللغات والعلاقات العامة.