السكرتارية التنفيذية وإدارة مكاتب القيادات

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. فهم دور ومسؤوليات السكرتير التنفيذي في بيئة الأعمال الحديثة – التمييز بين السكرتارية التقليدية والتنفيذية، وفهم متطلبات العمل مع كبار القادة (المدير العام، الرئيس التنفيذي، أعضاء مجلس الإدارة).
2. تنظيم وإدارة مكتب القيادة بكفاءة عالية – تصميم نظام فعال لتنظيم الملفات والمستندات (الورقية والإلكترونية)، إدارة اللوازم المكتبية، وإنشاء بيئة عمل منظمة تدعم الإنتاجية.
3. إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية باحترافية – التعامل مع المكالمات الهاتفية وفق أفضل المعايير، استقبال وتوديع الزوار، تصفية وتوجيه البريد الإلكتروني والمراسلات الورقية، وتطبيق قواعد آداب العمل والاتصال.
4. إدارة مواعيد وجداول القيادة التنفيذية – إنشاء وصيانة نظام لإدارة المواعيد (تقليدي أو إلكتروني)، تحديد الأولويات، التنسيق بين الاجتماعات المتداخلة، وتجنب التعارضات، وإدارة وقت القائد بكفاءة.
5. تخطيط وتنظيم السفر والإقامة لرجال الأعمال – حجز تذاكر الطيران والفنادق، ترتيب النقل البري، إعداد جدول السفر (Travel Itinerary)، التعامل مع التأشيرات والتراخيص، وإدارة الميزانية المخصصة للسفر.
6. إدارة المعلومات والسرية والأمان الوظيفي – التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية، تطبيق مبادئ الأمن المعلوماتي في المكتب، حفظ وتوثيق المستندات الهامة، وآليات التخلص الآمن من الملفات.
7. إعداد العروض التقديمية والتقارير البسيطة – استخدام برامج (PowerPoint، Word) لإنشاء عروض تقديمية جذابة وتقارير إدارية، وتنظيمها لتقديمها للقيادة.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. السكرتاريون التنفيذيون والمساعدون الإداريون في القطاعين العام والخاص.
2. مسؤولو إدارة المكاتب (Office Managers) والمنسقون الإداريون.
3. موظفو الاستقبال والإدارة العامة الذين يتعاملون مع كبار الشخصيات.
4. الخريجون الجدد الراغبون في العمل في السكرتارية التنفيذية.
5. أي شخص يسعى لتحسين مهاراته الإدارية والتنظيمية لدعم القيادات.