تنظيم السفر التنفيذي والمراسلات الرسمية والتنسيق الإداري

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. تنظيم السفر التنفيذي (محلي ودولي) بكفاءة – اختيار أفضل شركات الطيران والفنادق ووسائل النقل حسب الميزانية وتفضيلات المدير، وإدارة حجوزات الطيران (تذاكر، مقاعد، وجبات)، والإقامة، والنقل من وإلى المطار.
2. إدارة تأشيرات السفر والتأمين الصحي والطوارئ – فهم متطلبات التأشيرات للوجهات الشائعة (دول مجلس التعاون، أوروبا، أمريكا، آسيا)، إجراءات التقديم والمستندات المطلوبة، التأمين الصحي للسفر، وخطة الطوارئ (إلغاء، تأخير، فقدان أمتعة، حالة طبية).
3. إعداد جداول الأعمال (Itineraries) وحقائب السفر – إنشاء جدول زمني مفصل للرحلة يتضمن مواعيد الرحلات، الانتقالات، الاجتماعات، أوقات الفراغ، والفنادق. وتجهيز وثائق السفر (جواز السفر، التأشيرة، التذاكر، حجوزات الفنادق، خطابات الدعوة).
4. كتابة المراسلات الرسمية (الخطابات، المذكرات، البريد الإلكتروني) – استخدام هيكل الخطاب الرسمي (المرسل، التاريخ، المرسل إليه، الموضوع، التحية، المتن، الخاتمة، التوقيع). كتابة المذكرات الداخلية (Memo). وصياغة البريد الإلكتروني المهني (واضح، موجز، بموضوع محدد، بلغة مهذبة).
5. التنسيق الإداري للاجتماعات واللقاءات والوفود – تنظيم جدول أعمال الزيارة (استقبال، اجتماعات، جولات، وجبات، هدايا تذكارية)، تنسيق قاعات الاجتماعات (تجهيزات، مشروبات، مواد)، وإدارة المرافقة والإرشاد.
6. إدارة ميزانية السفر والمصروفات (Travel Budget & Expenses) – تقدير تكلفة الرحلة (تذاكر، إقامة، انتقالات، وجبات، مصروفات يومية)، متابعة النفقات الفعلية، وإعداد تقرير المصروفات بعد الرحلة.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. المساعدون التنفيذيون ومديرو المكاتب.
2. مسؤولو السفر (Travel Coordinators) في الشركات.
3. موظفو الإدارة والعلاقات العامة.
4. أمناء السر والسكرتارية التنفيذية.
5. خريجو إدارة الأعمال واللغات.